REGULAMIN PROMOCJI „ZAMRAŻAMY CENY – VOUCHER EDUKACYJNY 2026”

• 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy regulamin (zwany dalej „Regulaminem Promocji”) określa zasady sprzedaży oraz realizacji Voucherów w ramach akcji promocyjnej „Zamrażamy ceny”.
2. Organizatorem Promocji jest Evention Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Racławickiej 93, 02-634 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem: 0000483800, NIP: 5252564839, REGON: 146871262 (zwana dalej „Organizatorem” lub „Evention”).
3. Promocja obowiązuje w terminie od 01.12.2025 r. do 31.12.2025 r. włącznie (zwany dalej „Okresem Promocji”).
4. Promocja skierowana jest do klientów biznesowych (B2B), w tym firm, instytucji oraz osób prowadzących działalność gospodarczą.
5. Regulamin Promocji stanowi uzupełnienie Regulaminu korzystania ze stron internetowych Evention oraz Regulaminów Szczegółowych poszczególnych Konferencji. W zakresie warunków zakupu i realizacji Vouchera, niniejszy Regulamin Promocji ma pierwszeństwo przed postanowieniami ogólnymi.
6. Promocja skierowana jest do klientów biznesowych (B2B) będących użytkownikami końcowymi rozwiązań technologicznych. Z Promocji wyłączeni są przedstawiciele firm dostawców rozwiązań i usług IT/ICT (Vendorzy, Integratorzy, firmy doradcze z branży IT). Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji profilu działalności Nabywcy i odmowy sprzedaży Vouchera podmiotom wykluczonym.

• 2. DEFINICJE

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1. Voucher (Voucher Edukacyjny 2026) – pakietowy środek wymiany nabywany przez Nabywcę w Okresie Promocji, uprawniający do rejestracji Uczestników na wybrane Konferencje w 2026 roku. Voucher przyjmuje formę unikalnego kodu rabatowego przypisanego do Nabywcy.
2. Nabywca – podmiot gospodarczy lub instytucja dokonująca zakupu Vouchera.
3. Uczestnik – osoba fizyczna zgłoszona przez Nabywcę do udziału w Konferencji w ramach wykorzystania Vouchera.
4. Konferencje – wydarzenia organizowane przez Evention w 2026 roku, objęte Promocją, tj.:
   • InfraSEC Forum 2026
   • OSINT Shadows 2026
   • Advanced Threat Summit 2026
   • AI Summit 2026
   • Data & AI Warsaw Tech Summit 2026
   • CDO Forum 2026
   • Z Promocji oraz realizacji Vouchera wyłączona jest konferencja KSC Forum 2026.
5. Cena Podstawowa Vouchera – cena jednostkowa udziału w Konferencji przy zakupie Vouchera bez udzielenia zgód marketingowych, wynosząca 1340,00 PLN netto + VAT.
6. Cena Promocyjna (ze zgodami marketingowymi) – cena jednostkowa udziału w Konferencji, obniżona o rabat wynikający z udzielenia zgód marketingowych, wynosząca 1090,00 PLN netto + VAT.

• 3. WARUNKI ZAKUPU VOUCHERA I CENA

1. Warunkiem skorzystania z Promocji jest złożenie zamówienia w Okresie Promocji poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie internetowej Evention lub bezpośredni kontakt z działem sprzedaży.
2. Minimalna wielkość zamówienia uprawniająca do skorzystania z oferty Vouchera wynosi 5 (słownie: pięć) biletów. Nabywca może zakupić dowolną większą liczbę biletów.
3. Rabat Marketingowy:
   a) Warunkiem uzyskania rabatu jest wyrażenie dobrowolnej zgody na otrzymywanie informacji handlowych i marketingowych od Organizatora oraz Partnerów Konferencji
   b) W przypadku wyrażenia zgody marketingowej, cena za jeden bilet w pakiecie wynosi 1090,00 PLN netto (Cena Promocyjna).
   c) W przypadku braku wyrażenia zgody, cena za jeden bilet w pakiecie wynosi 1340,00 PLN netto (Cena Podstawowa Vouchera).
4. Po przyjęciu zamówienia, Organizator wystawia fakturę proforma lub fakturę VAT z datą wystawienia przypadającą na grudzień 2025 r., co umożliwia ujęcie kosztu w budżecie szkoleniowym na rok 2025.
5. Warunkiem otrzymania kodu Vouchera jest opłacenie faktury w terminie na niej wskazanym, nie później jednak niż do 15 stycznia 2026 r. (dla faktur wystawionych w grudniu 2025 r.).
6. Promocja nie łączy się z innymi rabatami, kodami zniżkowymi ani ofertami specjalnymi (np. Early Bird) obowiązującymi w standardowej rejestracji na Konferencje.

• 4. ZASADY REALIZACJI I WAŻNOŚCI VOUCHERA

1. Voucher jest ważny do dnia 31.12.2026 r. Niewykorzystanie biletów w tym terminie skutkuje ich przepadnięciem.
2. Voucher umożliwia elastyczny wybór Konferencji („Mix & Match”). Nabywca może dowolnie rozdysponować zakupioną pulę biletów pomiędzy różne wydarzenia wymienione w § 2 pkt 4.
3. Realizacja Vouchera następuje poprzez rejestrację Uczestnika na stronie internetowej danej Konferencji z użyciem otrzymanego kodu rabatowego.
4. Termin Rejestracji (Klauzula 14 dni): Warunkiem koniecznym skutecznej realizacji biletu z Vouchera na konkretne wydarzenie jest dokonanie rejestracji Uczestnika najpóźniej na 14 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia danej Konferencji.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia z wykorzystaniem Vouchera, jeśli zostanie ono dokonane z naruszeniem terminu określonego w ust. 4 (tj. krótszym niż 14 dni przed wydarzeniem). W takim przypadku Nabywca zachowuje prawo do wykorzystania biletu na inną Konferencję w okresie ważności Vouchera, o ile zachowa wymagany termin zgłoszenia.

• 5. REZYGNACJA I BRAK ZWROTÓW

1. Z uwagi na specyficzny charakter Promocji (gwarancja najniższej ceny w zamian za przedpłatę i zakup pakietowy mający na celu wykorzystanie budżetu rocznego), zakupione Vouchery są bezzwrotne.
2. Postanowienia regulaminów poszczególnych Konferencji dotyczące terminów bezkosztowej rezygnacji (np. na 7 dni przed wydarzeniem) nie mają zastosowania do zwrotu środków pieniężnych za zakupiony Voucher.
3. W przypadku braku możliwości udziału zgłoszonego Uczestnika w Konferencji, Nabywca ma prawo dokonać zmiany osoby Uczestnika (podstawienie innej osoby w miejsce rezygnującej), kontaktując się z Organizatorem, zgodnie z zasadami technicznymi określonymi w regulaminie danej Konferencji.
4. Środki wpłacone na poczet Vouchera i niewykorzystane (niezamienione na bilety) do 31.12.2026 r. nie podlegają zwrotowi.

• 6. REKLAMACJE

1. Nabywcy mają prawo składać reklamacje w sprawach dotyczących realizacji Promocji.
2. Reklamacje należy zgłaszać na adres poczty elektronicznej: kontakt@evention.pl lub pisemnie na adres siedziby Organizatora.
3. Organizator rozpatruje reklamacje niezwłocznie, nie dłużej niż w ciągu 30 dni od daty ich otrzymania. Odpowiedź przesyłana jest na adres e-mail, z którego wpłynęło zgłoszenie.

• 7. DANE OSOBOWE

1. Administratorem danych osobowych Nabywców (osób kontaktowych) i Uczestników jest Evention Sp. z o.o.
2. Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji zamówienia, obsługi uczestnictwa w Konferencjach oraz – w przypadku wyrażenia odrębnych zgód (patrz § 3 ust. 3) – w celach marketingowych.
3. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz praw osób, których dane dotyczą, zawarte są w Polityce Prywatności Evention dostępnej na stronie: https://evention.pl/polityka-prywatnosci-stron-internetowych-evention/.

• 8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zakończenia Promocji przed upływem terminu określonego w § 1 ust. 3 w przypadku wyczerpania puli biletów przeznaczonych do sprzedaży w Cenie Promocyjnej.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w harmonogramie Konferencji, a także do ich odwołania lub zmiany formy (np. na online) w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych (siła wyższa). W takim przypadku Nabywcy przysługuje prawo wykorzystania biletów z Vouchera na inne wydarzenie z oferty Evention w 2026 roku lub w terminie zastępczym wyznaczonym przez Organizatora.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego, Regulamin korzystania ze stron internetowych Evention oraz Ogólny Regulamin Konferencji Evention.
4. Wszelkie spory wynikające z realizacji niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.
5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.12.2025 r.