Polityka prywatności konferencji Evention

Do kogo skierowana jest niniejsza Polityka prywatności?

Niniejsza Polityka prywatności Konferencji Evention dotyczy przetwarzania danych osobowych Uczestników oraz Prelegentów naszych Konferencji stacjonarnych, E-Konferencji oraz webinariów („Konferencje”).

Zapoznaj się z niniejszą Polityką prywatności przed rejestracją na Konferencję oraz przed wypełnieniem oświadczeń.

Jakie dane o Tobie przetwarzamy?

W związku z organizacją Konferencji przetwarzamy następujące dane osobowe:

• Uczestników: dane zawarte w formularzu rejestracyjnym, dane o obecności na Konferencji, dane, w tym wizerunek zawarte na nagraniach i fotorelacjach z Konferencji, a w przypadku E-Konferencji, webinariów również dane o połączeniu, w tym numer IP, login, treść chatu E-Konferencji;
• Prelegentów: imię i nazwisko, nazwa reprezentowanej organizacji, biogram, fotografia, dane o obecności na Konferencji, dane, w tym wizerunek zawarte na nagraniach i fotorelacjach z E-Konferencji, a w przypadku E-Konferencji, webinariów również dane o połączeniu, w tym numer IP, login, treść chatu E-Konferencji.

Ponadto, w zależności od indywidualnych potrzeb, przetwarzamy dane:

• wymagane przepisami prawa, np. prawa podatkowego, rachunkowości;
• dane zawarte we wnioskach, skargach i innych wystąpieniach Uczestników do nas;
• ewentualnie inne dane, jeżeli jest to niezbędne dla realizacji celów i jest zgodne z przepisami prawa.

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest spółka EVENTION sp. z o. o. (dalej "my", "Evention") z siedzibą w Warszawie przy Rondzie ONZ 1.

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych?

Jeśli masz pytania związane z Twoimi danymi osobowymi, które przetwarzamy, możesz kierować je na adres mailowy Evention: rodo@evention.pl.

Jakie są cele, podstawy prawne oraz czas przetwarzania Twoich danych osobowych przez Evention?

Organizacja Konferencji

Głównym celem przetwarzania Twoich danych osobowych jest organizacja Konferencji, w której bierzesz udział: rejestracja, zapewnienie wstępu na Konferencję i identyfikatorów (stacjonarnie) lub dostępu do E-Konferencji, weryfikacja Twojego uczestnictwa (listy obecności na Konferencji), wysyłania Ci Notyfikacji dotyczących Konferencji, zapewnienie noclegów (jeśli wybrałeś opcję z noclegiem), wstęp na imprezy towarzyszące, zapewnienie bezpieczeństwa Konferencji, w tym monitorowanie Konferencji, dokumentowanie przebiegu Konferencji, wszelkie inne kwestie administracyjne wymagane dla właściwej organizacji i przebiegu Konferencji oraz bezpieczeństwa jej Uczestników, Prelegentów i obsługi.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Twój, organizacji Cię zgłaszającej na Konferencję oraz Evention, związany z umożliwieniem Ci udziału w Konferencji zgodnie z wnioskiem rejestracyjnym oraz z zapewnieniem Twojego bezpieczeństwa. Jeżeli sam osobiście i we własnym imieniu dokonałeś rejestracji na Konferencję, podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest umowa na uczestnictwo w Konferencji, którą tym samym zawarłeś z Evention zgodnie z Regulaminem.

Marketing produktów i usług

W zależności od wyrażonych przez Ciebie dobrowolnych zgód, Twoje dane osobowe będą również przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego produktów i usług Evention. Wówczas sporadycznie będziemy kierować do Ciebie materiały promocyjne naszych najciekawszych wydarzeń na podane przez Ciebie adres mailowy lub numer telefonu. W celu wyselekcjonowania wydarzeń, które mogą leżeć w obszarze twoich zainteresowań, weźmiemy pod uwagę nasze wydarzenia, w których do tej pory brałeś udział oraz Twoje stanowisko i branżę, w której działasz zawodowo. Nie tworzymy i nie zapisujemy Twojego profilu ani nie wykorzystujemy danych z innych źródeł, a jedynie selekcjonujemy kierowane do Ciebie informacje marketingowe z uwzględnieniem przekazanych nam przez Ciebie informacji.

Niektóre Konferencje mogą przewidywać dodatkowe rabaty w przypadku wyrażenia zgód marketingowych. Jednak zawsze wyrażenie zgody jest dobrowolne, a Ty masz wybór, czy chcesz otrzymywać od nas i naszych Partnerów informacje o ciekawych wydarzeniach, czy wolisz wybrać opcję pełnopłatną i móc skorzystać z naszej oferty na standardowych zasadach.

Wyrażoną zgodę możesz cofnąć w każdej chwili bez podawania przyczyny. Wystarczy, że wyślesz odpowiednia informację na podany powyżej mailowy adres kontaktowy.

Cofnięcie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie Twoich danych w celach marketingowych przed jej cofnięciem. Oznacza to, że cofnięcie zgody jest skuteczne od daty jej otrzymania przez nas i wprowadzenia zmian w naszych bazach danych, lecz nie dotyczy przetwarzania przed cofnięciem zgody.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody do momentu jej cofnięcia przez Ciebie. Cyklicznie staramy się również odświeżać otrzymane zgody.

Działania promocyjne Konferencji

W celu prawidłowej promocji Konferencji przetwarzamy dane osobowe naszych Prelegentów, w tym ich wizerunek oraz biogramy otrzymane od Prelegentów, publikujemy je na stronie internetowej Konferencji, w materiałach Konferencji oraz w materiałach marketingowych, w tym w social media.

Ponadto, w celu promocji Konferencji po jej odbyciu dokonujemy rejestracji jej przebiegu za pomocą relacji fotograficznych oraz audio-video. Wybrane fragmenty relacji będą udostępniane wszystkim Uczestnikom Konferencji oraz upubliczniane na naszej stronie internetowej. Uczestnictwo w naszej Konferencji wiąże się z udzieleniem zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie Twojego wizerunku na mocy ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych. Dokładamy wszelkich starań, aby publikowane materiały zadowalały wszystkich Uczestników i Prelegentów, lecz jeśli jesteś niezadowolony z określonych materiałów zawierających Twój wizerunek, niezwłocznie skontaktuj się z nami, postaramy się wykluczyć je z dostępu dla osób trzecich (uprawnienie to nie przysługuje Prelegentom w zakresie dokumentowania ich wystąpień). Jeżeli nie chcesz, by Twój wizerunek był utrwalany w celach promocyjnych, unikaj przestrzeni Konferencji objętych monitorowaniem.

Promocja Konferencji odbywa się:

• z użyciem danych dotyczących tożsamości Prelegentów (imię, nazwisko, stanowisko, reprezentowana organizacja, biogram);
• z użyciem danych dotyczących tożsamości Uczestników podejmujących aktywność podczas Konferencji, np. zadawanie pytań, udział w dyskusjach, otrzymanie nagrody, jeśli Uczestnik sam się przedstawi;
• bez użycia danych dotyczących tożsamości pozostałych Uczestników Konferencji.

Przetwarzanie danych osobowych Prelegentów i Uczestników Konferencji odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Evention polegającego na promocji jej działalności zawodowej, a w zakresie publikacji wizerunku – na podstawie zgody.

Wyrażoną zgodę możesz cofnąć w każdej chwili bez podawania przyczyny. Wystarczy, że wyślesz odpowiednia informację na podany powyżej mailowy adres kontaktowy wraz ze wskazaniem zdjęć, które chcesz usunąć, a my niezwłocznie usuniemy je z miejsc dostępnych dla innych osób.

Cofnięcie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie Twoich danych w celach promocyjnych przed jej cofnięciem. Oznacza to, że cofnięcie zgody jest skuteczne od daty jej otrzymania przez nas i wprowadzenia zmian w naszych bazach danych, lecz nie dotyczy przetwarzania przed cofnięciem zgody.

Ocena i statystyki naszych wydarzeń

Przetwarzamy Twoje dane do działań analityczno-statystycznych oraz prosimy Cię o jednorazowe wypełnienie ankiety zadowolenia, za pomocą których otrzymujemy Twoją ocenę Konferencji.

Twoje dane są wówczas wyłącznie źródłem informacji, natomiast efektem tych działań są dane statystyczne niezawierające Twoich danych osobowych.

Podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych w tym celu jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na doskonaleniu naszej oferty produktowej. Dane będziemy przetwarzać w miarę potrzeb przez okres trzech lat.

Księgowość i podatki

Twoje dane osobowe możemy również przetwarzać w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności w zakresie podatków i rachunkowości. Wówczas podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych są właściwe przepisy obowiązującego prawa. Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe przez czas niezbędny do ich realizacji – w przypadku prawa podatkowego i rachunkowości jest to 5 lat od zakończenia roku, w którym odbyła się Konferencja.

Korespondencja, wnioski, skargi

Twoje dane możemy również przetwarzać w celu udzielania odpowiedzi na Twoje zapytania, wnioski, skargi, w tym wnioski o realizację praw RODO, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Twojego oraz Evention. Po rozpatrzeniu Twojej sprawy jej dokumentacja będzie przetwarzana w celach archiwizacyjnych do celów związanych z ochroną lub dochodzeniem roszczeń, zgodnie z informacją zawarta poniżej.

Ochrona lub dochodzenie roszczeń

Twoje dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu obrony lub dochodzenia przez nas roszczeń wobec Ciebie lub Nabywcy, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ochronie naszych celów biznesowych i majątku spółki.

W tym celu będziemy przetwarzać Twoje dane przez okres przedawnienia roszczeń, który standardowo wynosi 3 lata, lecz może być przedłużony zgodnie z przepisami prawa w sytuacji, gdy zostanie wszczęte odpowiednie postępowanie.

W przypadku wniosków o realizację praw RODO okres przedawnienia wynosi 5 lat zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.

Czy musisz podać swoje dane osobowe?

Wymagamy podania przez Ciebie lub przez organizację Cię zgłaszającą na Konferencję Twoich danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym.

Ponadto, jeśli kontaktujesz się z nami, wymagamy podania przez Ciebie danych umożliwiających nam skuteczne załatwienie Twojej sprawy.

Podanie danych w ww. przypadkach jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w Konferencji lub załatwienia Twojej sprawy przez Evention.

Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, możemy wymagać od Ciebie podania innych danych niezbędnych np. ze względów rachunkowych lub podatkowych.

W pozostałym zakresie podanie Twoich danych jest dobrowolne.

Jakie masz uprawnienia wobec Evention w zakresie przetwarzanych danych?

Umożliwiamy spełnienie wszystkich Twoich praw wynikających z RODO, tj. prawo dostępu, cofnięcia zgody, sprostowania oraz usunięcia Twoich danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Uprawnienia te możesz wykonać, gdy:

• w odniesieniu do prawa dostępu do danych: zawsze, gdy chcesz uzyskać informację o przetwarzaniu Twoich danych lub otrzymać ich kopię;
• w odniesieniu do cofnięcia zgody: zawsze, gdy nie chcesz, aby Twoje dane były dalej przetwarzane w celu objętym zgodą. Nie musisz podawać przyczyny cofnięcia zgody. Cofnięcie będzie skuteczne od jej złożenia i zrealizowania przez nas, lecz nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Twoich danych przed cofnięciem zgody;
• w odniesieniu do żądania sprostowania danych: zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
• w odniesieniu do żądania usunięcia danych: Twoje dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane; cofniesz swoją zgodę na przetwarzanie danych; zgłosisz uprzednio sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych; Twoje dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem; dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
• w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych: zauważysz, że Twoje dane są przetwarzane nieprawidłowo – na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość przetwarzania Twoich danych; Twoje dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będziesz chciał/a, aby zostały usunięte; Twoje dane nie są już potrzebne, ale mogą być potrzebne Tobie do obrony lub dochodzenia roszczeń; lub wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Evention są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
• w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: przetwarzanie Twoich danych odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy zawartej z Tobą oraz przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.

Masz prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez nas do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W jakich sytuacjach możesz sprzeciwić się wobec przetwarzania Twoich danych?

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, gdy:

• przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazłeś/aś,
• Twoje dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym są profilowane dla tego celu.

Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Evention udostępnia Twoje dane osobowe w następującym zakresie:

• publikuje Twoje dane osobowe, w tym biogram i wizerunek, w celach promocyjnych Konferencji (dotyczy wyłącznie Prelegentów);
• może publikować Twoje dane i wizerunek zawarte w relacji z Konferencji w celach promocyjnych Konferencji po jej odbyciu;
• udostępnia Twoje dane osobowe innym Organizatorom i Partnerom Konferencji, jeśli wyraziłeś odrębną, dobrowolną zgodę na dokonanie udostępnienia przez Evention oraz na przesyłanie informacji marketingowych mailowo lub telefonicznie przez pozostałych Organizatorów i Partnerów Konferencji;
• udostępnia organom administracji publicznej na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności prawa podatkowego;
• ujawnia Twoje dane osobowe swoim podwykonawcom, którzy realizują określone w umowach zadania w imieniu i na rzecz Evention, wyłącznie w celu realizacji umów i na podstawie odpowiednich regulacji dotyczących powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Do jakich państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego Twoje dane są przekazywane przez Evention?

Co do zasady Twoje dane osobowe nie są przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Może się jednak zdarzyć, że niektórzy Organizatorzy lub Partnerzy są podmiotami z siedzibą poza EOG. Evention współpracuje m.in. z podmiotami profesjonalnymi w obszarze technologicznym oraz bezpieczeństwa, których siedziba znajduje się w USA lub Izraelu. Jeśli wyrazisz zgodę na udostępnienie Twoich danych osobowych pozostałym Organizatorom i Partnerom, mogą one być udostępnione poza terytorium Unii Europejskiej / EOG oraz spoza EOG. Zawsze jednak udostępnienie to odbędzie się zgodnie z RODO, tj. po zawarciu odrębnej umowy o treści przyjętej przez Komisję Europejską (standardowe klauzule umowne), ewentualnie sporadycznie na innej, równorzędnej podstawie prawnej określonej w RODO i gwarantującej odpowiednią ochronę Twoich danych osobowych również po ich udostępnieniu poza EOG.

Czy Spółka profiluje Twoje dane osobowe lub przetwarza je automatycznie w sposób wpływający na Twoje prawa?

Profilowanie danych osobowych rozumiane jest jako zautomatyzowane przetwarzanie Twoich danych, które polega na ich wykorzystaniu do oceny niektórych czynników Ciebie dotyczących, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów Twojej pracy, Twojej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym na podstawie otrzymanych od Ciebie danych osobowych nie będzie tworzony Twój profil osobowościowy. Jednak podstawowe informacje o branży, w której się specjalizujesz oraz o zajmowanym przez Ciebie stanowisku są brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o tym, które Konferencje będą dla Ciebie najciekawsze i o których wyślemy Ci informację mailową lub telefoniczną.

Co w przypadku, gdy masz dodatkowe pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych przez Evention?

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, wątpliwości, uwagi dotyczące przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, napisz do nas na adres: rodo@evention.pl. Zrobimy, co w naszej mocy, aby szybko i skutecznie udzielić Ci pełnej informacji i załatwić Twoją sprawę.